Micromanaging at Work: Perlu ataukah Mengganggu?

Ada berbagai tipe pimpinan. Dari yang nggak peduli sama sekali dengan timnya. Sampai ada yang justru sebaliknya, dia hobinya micromanaging. Apa itu? Ini tipe pimpian yang melakukan pengaturan sampai sangat detil. Dengan begitu, ia ingin memastikan tidak banyak penyimpangan yang terjadi. Nah, ada bawahan yang suka dengan atasan yang model begitu. Tapi banyak juga yang sebel. So, bagaimanakah seharusnya atasan menyiasati strategi "micromanaging" ini. Is it good or bad, khususnya di era industri 4.0 ini? Yuk, kita sharing dan ngobrolin topik ini! Inilah rangkuman radiotalk Smart Emotion di SmartFM bersama Anthony Dio Martin ketika membahas soal MICROMANAGING AT WORK.

Definisi micromanaging itu apa?
Kalau kita mengambil pembelajaran dari kamus Merriam-Webster dikatakan bahwa, “micromanagement is management that have excessive control over minor detil”. Jadi, micromanagement adalah gaya manajemen yang berusaha mengontrol sampai pada hal-hal yang sepele serta kecil.

Kapan sih kita tahu bahwa kita itu punya atasan yang micromanaging?
Kita mulai dari beberapa ciri umumnya dulu. Kalau si atasan itu terobsesi dengan hal detil sekali, gila kontrol, sampai-sampai membicarakan atau membahas yang sebenarnya nggak substansial bahkan hal-hal yang kecil dan sepele aja harus diawasi dan harus lewat persetujuan dia, maka kita termasuk punya atasan yang cenderung bertipe micromanaging!

Contoh kasus micromanagement 1:
“Saya punya seorang atasan di akunting yang sangat detil sekali. Saya pikir bagus sih ya, kan terkait dengan uang. Tapi, segalanya, jadi diurusin. Selain laporan yang harus sangat teliti ternyata itu juga merembet hingga hal lain. Termasuk waktu awal tahun ini, kita mau kumpul setelah pandemic agak reda. Kembali dia campur tangan dari urusan penginapan, acara, catering, prokes, sampai run down yang semuanya arus diatur. Padahal itu diluar kota dan ada EO yang dipakai. Kenapa sih nggak percaya. Sampai-sampai saya nggak enak hati dengan EOnya karena berkali-kali digonta ganti idenya dan diperiksa sampai detil”

Contoh kasus micromanagement 2:
Ini adalah pengalaman pribadi dengan seorang Presdir ekpsat. Sebagai trainer yang kebetulan dipakai oleh perusahaan itu, harus menyerahkan outline dan detil materi yang mau disampaikan. Bahkan, fontnya diatur. Besarnya dan jenis serta warna yang dipakai dalam slide. Juga dia minta gladi resik untuk memastikan bahwa trainingnya sesuai. Padahal, dia sendiri nggak ngerti bahasa Indonesia. Tapi, dia hanya ingin memastikan segalanya seperti yang dia harapkan. Dan, anak buahnya pun sebenarnya sangat terganggu sekali dengan gayanya!

Bagaimanakah profil pemimpin sukses di dunia? Apakah mereka cenderung micromanaging atau membiarkan?
Faktanya berbeda-beda sih. Artinya, banyak pemimpin sukses yang terkenal dengan kedetilannya. Tapi, ada juga yang sangat melepaskan. Misalkan saja, Steve Jobs. Meskipun ia merasa tidak demikian, tapi banyak yang berkata bahwa Steve Jobs terkenal sebagai orang yang sangat detil. Ia bisa memanggil timnya di hari minggu untuk presentasi detil suatu desain, bahkan sampai ke urusan fontnya dia peduli dan memberikan komentarnya. Begitu juga Elon Musk, ia pun megurusi sampai sangat detil. Bahkan ia bisa turun ke pabrik dan memberikan saran jika ada masalah. Sampai-sampai ada lelucon di pabriknya, “It’s Elon Way, not Toyota Way”. Di dunia politik ada Narendra Modi, PM Indian yang sangat micromanage. Habis meeting, begitu detilnya sampai-sampai semua menteri diurusin dengan begitu detil pekerjaannya!

Nah, itu konon agak berbeda dengan gayanya Mark Zukerberg, yang cenderung kasih arahan besarnya, timnya yang tentukan pekerjaan secara detilnya. Yang juga terkenal sangat melepaskan kepada tim yang mengerjakan adalah Warren Buffet. Ia terkenal sebagai pemimpin yang bergaya laissez-faire, yang cenderung membiarkan.

Jadi, ada pemimpin sukses yang gayanya micromanaging, ada juga yang nggak!

Bagaimana saya bisa tahu apakah saya cenderung micromanagement atau nggak?
Inilah beberapa pertanyaan yang bisa jadi semacam self-reflection apakah Anda termasuk seorang atasan yang punya kecenderungan micromanagement atau nggak:

“Apakah Anda termasuk sangat fokus pada hal-hal yang sangat detil sedetil-detilnya saat memberi perintah dan mengawasi pekerjaan?”. Seorang manager yang micromanaging, fokus pada hal kecil daripada gambaran besarnya. Baginya, sangat penting untuk memastikan kalau ingin mencapai yang besar itu, hal-hal kecil itu harus diperhatikan. Misalkan: dia merasa perlu iklan perusahaan, maka dia akan periksa sampai detil, suaranya, fotonya, latar belakangnya. Buruknya, sampai-sampai membuat orang jadi susah berkreasi.
“Apakah Anda sering memberikan komen, kebanyakan negatif untuk hal-hal yang sebenarnya sepele?” Manager yang cenderung micromanaging, karena memperhatikan hal detil, jadinya sering memberikan komentar negatif untuk hal-hal yang sepele. Karena dia micromanagement, maka sangat mudah bagi seorang atasan yang micromanagement untuk menemukan kekurangan pada hal-hal yang sepele.
“Apakah Anda merasa perlu terus-menerus memonitor pekerjaan anak buah untuk tahu perkembangannya?” Manager yang micromanaging merasa perlu memonitor terus-menerus untuk mengetahui perkembangan pekerjaan anak buahnya. Jadi, dia butuh update status terus-menerus untuk tahu seperti apa perkembangannya. Kesannya seperti sekorang atasan yang nggak percayaan.
“Apakah Anda bahkan seringkali memberikan komen atau mengurusi hal-hal yang bahkan nggak ada hubungannya dengan pekerjaan?” Manager yang micromanaging, kadang mengurusi hal-hal yang sepele bahkan kadang nggak ada urusannya dengan pekerjaan. Misal: pakaian, cat kuku timnya, dll.
“Apakah Anda mereka tidak percaya dengan kemampuan tim sehingga mereka harus mengikuti cara kerja Anda?” Kadangkala seorang manager yang micromanaging membuat tidak ada ruang buat kreasi. Semua hasilnya harus lewat persetujuan dari dia.

“Apakah Anda marah saat keinginan Anda nggak dituruti?” Kadangkala, seorang manager yang micromanaging bisa punya emosi marah yang tak terkendali, jika tidak dituruti keinginannya.

Kenapa sih ya ada pimpinan yang suka melakukan micromanagement?
Ada beberapa alasan yang menentukan mengapa seorang pimpinan suka melakukan micromanaging di tempat kerja. Dan umumnya, inilah alasannya:

Belum bisa percaya. Takut kalau hasilnya berbeda dan tidak seperti yang dia harapkan.
Belajar dari role model. Mungkin, dia punya atasan yang sebelumnya juga seperti itu, jadi dia itu mencontoh dari atasan dia yang sebelumnya.
Pengalaman buruk sebelumnya. Dulunya, mungkin ia pernah percaya kepada anak buahnya dan membiarkan. Tapi anak buahnya screw up, hasilnya buruk sehingga dia jadi trauma, jadinya dia nggak percaya lagi.
Memang karakternya detil. Jadi, memang dia adalah tipe kepribadiannya yang sangat detil dalam melihat dan memperhatikan sesuatu secara sangat teliti. Misalkan, dalam ilmu kepribadian MBTI (Myers-Brigg Types Indicators) ada yang tipenya cenderung S (Sensing) yang fokusnya lebih detil dan teliti.

Tapi, mengapa ada yang justru senang punya seorang pimpinan yang sifatnya micromanagement!
Nah, itu tergantung Anda itu termasuk tipe yang mana, atau jenis pekerjaanmu seperti apa! Jika Anda termasuk yang suka dengan tipe management yang micromanagement, ada kemungkinan begini:

Anda sendiri juga seorang yang tipenya micromanagement. Jadi sukanya ya yang dikasih tahu secara detil juga.
Termasuk yang tipe kepribadiannya detil juga. Artinya, Anda pun tergolong dalam manusia S (Sensing), yakni yang fokus pada hal-hal yang sangat detil dan sepele.
Kemungkinannya Anda belum kompeten, jadi lebih sukanya dikasih arahan dan ikuti saja.
Kemungkinan risk-aversion, yakni yang tipenya menghindari risiko, jadi daripada kena masalah, ikutin aja. Anda tipenya yang nggak mau ribut dan berusaha nrimo aja.

Ada nggak sih untungnya punya gaya kepemimpinan dengan pola micromanaging itu?
Pastinya ada. Minimal ada tiga alasan keuntungan dari micromanaging itu.

Hasil akhir kualitas dan kuantitasnya terjaga, terkontrol. Jadi, sesuai dengan apa yang diharapkan dan diinginkan. Nggak akan terjadi penyimpangan.
Anak buah nggak bisa seenaknya, karena ada yang mengawasi mereka. Umumnya, kalau nggak diawasi, jadi seenaknya, ataupun jadi malas.
Anak buah tidak merasa dilepas sendirian, ada yang akan memberikan mereka ide, masukan. Dan ini pernah dikatakan oleh Jack Welch, mantan almarhum CEO General Electric (GE) saat diwawancarai dan ditanya mengapa kadang micromanagement diperlukan.

Jadi, sebenarnya kalau kita lihat keuntungannya, kapan kerjaan yang bisa dilakukan micromanagement ini?
Ada 3 kondisi yang membuat micromanagement bisa dilakukan:

Kerjaan itu tidak memberikan banyak toleransi buat kesalahan. Jadi harus dikontrol secara tepat. Maka sangat diperlukan micromanaging.
Kerjaan dimana deadlinenya ketat, tapi anak buah ternyata tipe yang pemalas dan tidak bisa diandalkan
Yang anak buahnya atau yang mengerjakan belum kompeten dan belum bisa dilepaskan sendiri. Misalkan buat karyawan baru, atau yang baru bergabung atau yang belum pernah melakukan itu sebelumnya. Maka dalam situasi tersebut, micromanaging akan sangat membantu.

Terus, apa dong kerugian dari micromanagement ini?
Nah, inilah beberapa hal yang harus diwaspadai dari melakukan micromanagement itu:

Semua jadi tergantung pada atasan. Kalau nggak ada atasan dan nggak ada perintah, semuanya mandek. Dan hasilnya pun sepenuhnya tergantung pada atasannya.
Anak buah yang kompeten jadi merasa nggak dipercaya. Merasa terlalu dikendalikan dan tidak ada kebebasan. Lama-lama, karyawan bagus akan pergi.
Anak buah jadi mati kreativitasnya dan kemampuan kreasinya. Karna semuanya harus berasal dari atasan, dan mereka malas punya ide lain. Jadi, saat butuh ide, mereka nggak terbiasa.
Perlu pengawasan terus-menerus. Dan ini membuat atasan jadi capek juga karna harus terus-menerus mengawasi.

Sebenarnya kapankah kita tidak perlu melakukan micromanaging?
Jadi, kalau diperhatikan, ada beberapa kondisi yang sebenarnya justru melakukan micromanaging akan menciptakan situasi counter productive. Inilah beberapa situasi yang perlu jadi pengingat bahwa kita tak perlu melakukan micromanagement:

Anak buah kita sebenarnya cukup kompeten dan sudah punya banyak pengalaman dengan pekerjaan mereka
Pekerjaan yang terlalu sepele risikonya dan kalau pun toh salah, sebenarnya bukan terlalu parah dampaknya
Kita ingin anak buah kita tetap punya kreativitas dan kreasi, dimasa depan serta lebih mandiri

Terus, kalau seandainya saya adalah seorang micromanager bagaimana dong menghindari diri dari melakukan micromanagement ini di kantor?
Hal yang bisa Anda lakukan adalah:

Stop thinking you or your idea is the best. Kasihlah kesempatan ide dan kreasi kepada anak buahmu. Tahu nggak, bahwa Jendral George S. Patton, dalam dunia militer yang penuh komando dan kontrol bahkan tahu bahaya micromanagement. Ia pernah mengatakan begini, “Never tell people how to do things. Tell them what to do, and they will surprise you with their ingenuity.” (Jangan kasih tahu bagaimana cara melakukan sesuatu, kasih tahu apa yang perlu dia lakukan, maka kamu akan kaget dengan ide-ide mereka).
Trust! Belajar untuk mempercayakan timmu, bahwa mereka juga bisa melakukan hal yang kamu harapkan.
Give big picture. Kasih tahu gambaran besarnya, tujuan utamanya. Soal caranya serahkan kepada mereka.
Reduce controlling time. Kurangi waktu untuk kontrol. Kalau tidak bisa mengurangi secara drastis, mungin bisa dikurangi sedikit demi sedikit, makin lama akhirnya cuma kontrolnya di awal dan akhir saja. Di sela-selanya serahkan ke mereka sendiri. Kalau perlu, mereka yang kontrol sendiri.
Let them take risk and learn. Biarkan tim mengambil risiko dan belajar dari kesalahan mereka.

Bagaimana kalau punya atasan yang micromanaging, apa yang harus dilakukan?
Praktekkan prinsip 6 P ini.

Pahami dia. Pasti ada alasannya mengapa dia begitu! Dan cobalah pertama-tama untuk menyesuaikan dan jangan dibantah dulu. Umumnya, mereka paling marah kalau dibantah.
Penuhi keinginannya dulu. Kalau perlu, ikuti dan tunjukkan apa yang dia sarankan, sesuai dengan hasil yang dia inginkan.
Pastikan update buat dia. Jangan lupa, kasih tahu progressnya. Kalau perlu, bilang kepadanya nggak perlu terus-menerus cek, dan Anda akan kasih kabar kapan lagi. Dan penuhilah itu.
Pilih alternatif buatnya. Jika memungkinkan, tunjukkan alternatif lain selain alternatif dia sehingga dia bisa melihat ada alterantif hasil yang berbeda.
Pentingkan hasil dan kualitas kerjaanmu. Seringkali, manager melakukan micromanaging karena belum percaya. Lakukan terbaik sehingga lama-lama yang tadinya dia mungkin ragu, akan mulai percaya.
Pikirkan untuk kasih masukan suatu waktu. Carilah waktu dan mood dia yang pas, dan berilah masukan kepadanya. Jika memungkinkan, jelaskan soal dampak dan efek dari gayanya yang micromanagement itu. Kadang, ada manager yang nggak sadar dengan perilakunya serta dampaknya buat tim.

Apa kesimpulan penting soal micromanagement dan kaitannya dengan Era Industri 4.0?

Micromanagement, ada baik dan buruknya. Tergantung kita di jenis industri apa dan seberapa kompetennya anak buah kita.
Ada hasil penelitian di Journal of Eksperiment Psychology yang menunjukkan bahwa justru dengan makin micromanage, bukannya hasilnya lebih baik malahan makin rendah produkvitas dan kualitasnya. So, hati-hatilah!
Menurut BambooHR, 44% penyebab orang keluar dari tempat kerja adalah syle management boss termasuk salah satunya yang terlalu micromanagement
Katleen Rao, di bukunya “My Boss is a Jerk” mengatakan hal penting bahwa ketika punya atasan yang over kontrol, orang jadi fokus pada hal-hal yang sepele, sibuk mengurusi hal yang nggak penting, dikarenakan mereka merasa nggak aman! Yang penting malah terlupakan.
Spiral produktivitas turun akan terjadi jika terlalu micromanagement. Siklusnya jadi begini: boss nggak percaya ►kontrol ketat ►anak buah harus disuruh-suruh►anak buah nggak bisa didelegasikan►ketika dikasih kepercayaan malah salah►boss jadi nggak percaya►dst!
Sebenarnya, justru kita nggak perlu capek. Di era industri 4.0 semua pekerjaan bisa transpan dan kita bisa cek di platform atau aplikasi yang kita pakai bersama, cukup minta mereka update disitu. Jadi, dengan demikian, kita bisa kontrol dan lihat hasilnya.
Philip Kotler, salah satu pakar marketing terkemuka pernah berkata “Ketika atasan micromanage ada dua kemungkinan. Dia salah pilih orang atau nggak kasih tau apa yang seharusnya dialkukan. Saya lebih suka orang yang bisa self-manage. Fungsi kita sebagai manager adalah kayak konduktor di orkestra. Percayakan tiap orang bisa memainkan alat musiknya, tanpa harus dikasih tau!”