Di dunia pekerjaan, sudah pasti kita akan sangat dekat dengan aktivitas presentasi.
Kita pun tidak bisa menolak. Karena tetap saja giliran menyampaikan suatu die, pastinya kita akan diminta untuk melakukan presentasi. Apakah untuk presentasi report hasil kerja, menjual ide atau menyajikan informasi lainnya. Audiensnya pun beragam, mulai dari rekan kerja satu bagian sampai beda bagian, kepada klien dan bahkan presentasi tersebut ditujukan untuk atasan.
Konon sebagian orang menganggap bahwa presentasi kepada atasannyalah yang paling mereka takuti. Padahal presentasi bisa jadi momen yang tepat agar kita memiliki kesan yang positif di mata atasan. Karena saat itulah sang atasan siap memberikan nilai untuk kita. Apakah kita benar-benar profesional, kredibel atau bahkan sebaliknya?
Nah, oleh karena itu kita perlu untuk mempersiapkan dengan baik agar dapat meyakinkan dan mempersuasi atasan ketika presentasi.
Dan persiapan yang paling penting yang harus dilakukan si presenter adalah mengenali kebutuhan atasan kita. Karena beberapa orang yang akan presentasi ke atasan biasanya langsung menyiapkan materi. Namun mereka lupa bahwa dalam presentasi, audiens tidak bisa dipukul rata. Ini pun berlaku terhadap atasan.
Seringkali terjadi. Yang akan melakukan presentasi sudah mempersiapkan presentasi dengan detil dan menarik, eh atasan hanya menanyakan bagian solusi terhadap masalah tersebut. Slide yang begitu banyak sudah dipersiapkan pun akhirnya hanya dikonsumsi pribadi.
Namun ada juga atasan yang sangat detil menyimak isi materi presentasi. Di sisi lain malah si presenter biasanya tidak memprediksi pertanyaan-pertanyaan yang akan disampaikan atasan saat ia presentasi. Alhasil tetap saja presentasi pun tidak berjalan baik. Karena dianggap bahwa kita tidak menguasai materi presentasi.
Untuk itulah, sangat penting bagi kita untuk mengenali tipe atasan. Karena akan lebih memudahkan kita untuk membuat materi presentasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Nah.. Saya akan mengulas tipe atasan saat menyimak presentasi, berdasarkan analogi burung!
1. Tipe Burung Dara
Atasan yang seperti burung dara adalah atasan yang empatik, orientasinya pada hubungan, terkenal dengan kesabarannya. Namun ia juga cukup sulit menyesuaikan diri terhadap perubahan. ia pun sulit berkata tidak demi menjaga perasaan orang lain. Dan menghindari konflik dengan memilih memendam perasaannya. Jika kita akan presentasi dengan atasan tipe burung dara, maka penyampaian kita jangan terlalu cepat dan tidak dengan volume suara yang terlalu keras.
Jangan langsung masuk pada inti presentasi. Mulailah dengan latar belakang mengenai materi presentasi kita. Jangan lupa sisipkan cerita yang dikemas dengan unsur emosional. Hal ini akan lebih mudah menyentuh perasaan sang atasan. Kalau pun kita akan menyampaikan data, buatlah menjadi sebuah cerita. Apa manfaatnya dan apa dampak buruknya. Ekspresi kita akan sangat dibutuhkan untuk makin meyakinkan sang atasan. Jika presentasi kita berisikan sebuah solusi yang mengajak kepada sebuah perubahan, pastikan dengan prosedur yang sistematis, langkah demi langkah dan yakinkan bahwa kekhawatiran dan kecemasan mereka tidak akan terjadi. Ingat, mereka butuh rasa aman. Maka dari itu, siapkan testimonial yang berisikan pengalaman dari yang sudah pernah mengerjakan hal tersebut bahwa itu semua akan membuat rasa aman dan nyaman.
2. Tipe Burung Rajawali
Atasan yang seperti burung rajawali adalah atasan yang tegas, orientasi pada hasil, fokus gambaran besar. Cenderung menghindari sesuatu yang diulang-ulang. Ingin langsung mendapatkan hasil secepat-cepatnya. Ia tidak akan mendengarkan proses yang kita akan lakukan. Jangan sampai menyiapkan cerita begitu banyak kepadanya, karena tidak bedampak. Intinya hasil dari solusi yang kita tawarkan bisa segera terlihat dampaknya. Ia pun tidak terlalu suka jika diminta untuk membayangkan, memvisualisasi.
Baginya sesuatu yang bisa terlihat hasilnya dan membawa sesuatu yang baik bagi perusahaan, lebih ia sukai. Dan jika kita memiliki atasan dengan tipe burung rajawali, jangan sampai kita mengeluarkan filler word seperti “ee..eee..”, “mmm..mmm”. Karena kita akan semakin diserang olehnya. Apalagi banyak menggunakan kata mungkin. Walaupun kita paham materinya tapi saat kita presentasi banyak menggunakan kata mungkin, menurutnya kita tetap tidak kredibel. Dan jangan sampai kita presentasi yang isinya sudah berapa kali di dengar olehnya. Ingat, ia tidak suka dengan sesuatu yang di ulang-ulang. Tak lupa, mental kita pun harus sangat kuat. Hati-hati bagi kita yang baperan, bisa sakit hati dibuatnya. Jika kita tidak setuju dengannya, cukup kemukakan opini kita tanpa harus mematahkan argumentasi mereka. Dan satu hal yang paling penting, jangan banyak melakukan negosiasi dengan mereka.
3. Tipe Burung Beo
Tipe atasan burung beo adalah atasan yang suka bergaul dengan para karyawan lainnya dan senang berada pada lingkaran pertemanan yang luas. Ia benar-benar menikmati berada bersama teman-temannya. Ia tidak suka menyelesaikan sesuatu atau bekerja sendirian (single fighter). Sebaliknya, mereka lebih suka berhubungan dan bekerja dengan orang-orang daripada sendirian. Orang dengan model ini juga memiliki empati yang tinggi terhadap orang lain, dan mudah melibatkan perasaan ketika menjalankan aktivitasnya. Ia pada dasarnya orang yang penuh optimisme, antusias, dan cenderung memiliki sifat dasar yang riang.
Meskipun demikian, jika kita presentasi ke mereka, harus super hati-hati. Karena mereka kurang teliti. kita bisa sering merivisi padahal kita sudah menyampaikan yang ia minta. Jangan aneh kalau pada akhirnya kita bisa berkali-kali presentasi hal yang sama kepada mereka. Saat kita menyampaikan data, pastikan dengan penjelasan yang benar-benar mudah dipahami. Ciptakan visualisasi yang baik seperti slide menarik ditambah beberapa unsur entertain seperti video atau aminasi karena hal tersebut akan membuat sang atasan suka. Nah untuk tipe burung beo, kita sebagai karyawan harus mencantumkan deadline. Contohnya saat kita sedang meminta realisasi ide yang membutuhkan biaya atau meminta kepastian dari atasan. Ingat, mereka termasuk orang yang pelupa.
4. Tipe Burung Hantu
Tipe atasan seperti burung hantu adalah mereka yang termasuk pribadi yang menekankan pada akurasi dan ketelitian. Mereka cenderung menyukai sesuatu yang direncanakan dengan matang dan bersifat menyeluruh. Mereka juga cenderung suka dengan sesuatu yang mengacu pada prosedur dan standar operasi yang baku. Atasan dalam kategori ini memang mirip dengan burung hantu. Sang pemikir yang kritis dan suka melakukan analisa untuk memastikan akurasi.
Kita yang akan presentasi ke mereka, jangan baperan kalau mereka terlihat sinis. Itu tandanya radar analisa mereka sudah mulai aktif. Presentasi kita benar-benar super detil lengkap dengan data dan analisa yang akurat juga. Kalau kita tidak melakukan riset dan tidak menyajikan data yang valid, bisa menjadi boomerang. Jadi jangan kaget jika semua slide presentasi kita sangat penuh tulisan, data dan grafik saat ditampilkan. Si presenter pun harus sangat sistematis saat menyampaikan materi presentasi. Tak lupa si presenter pun harus menyiapkan sisi efektif dan efisiennya dari sesuatu yang kita tawarkan. Dan makin lengkap jika ditambahkan detil kualitatif dan kuantitatifnya. Sehingga mereka akan lebih menganggap kita kredibel dan mereka pun memberikan perhatian lebih saat kita presentasi.
Dari keempat tipe atasan tersebut, sangat memungkinkan kita akan bertemu dengan sosok atasan yang memiliki 2 kecenderungan, seperti burung rajawali dan burung hantu. Namun sudahlah tak perlu mengeluh dan membuat kita jadi makin menyalahkan mereka sebagai audiens. Justru karena presentasi adalah sebuah seni, maka kita perlu benar-benar memahami siapa penonton kita.
Oleh karena itu sebagai presenter pun kita wajib memahami dan menguasai materi yang akan disampaikan. Supaya kita bisa menguasai ‘panggung presentasi’nya. Karena siapapun atasan kita, mereka akan memberikan waktu yang sangat singkat kepada kita untuk menyampaikan presentasi.
Seperti layaknya bom waktu yang siap meledak, namun bisa terhenti karena kita tahu cara menjinakkannya. Bisa dalam 5 menit atau hanya 1 menit tergantung seberapa paham kita terhadap model Bom tersebut. Ini pun berlaku saat kita presentasi pada atasan! Seperti yang dikatakan oleh Cavett Robert, seorang motivator dunia yang mengatakan “People don’t care how much you know until they know how much you care”, Orang tidak peduli seberapa banyak yang Anda tahu sampai mereka tahu seberapa besar Anda peduli.
Salam Antusias!
Ahmad Madu
Trainer & Facilitator HR Excellency
Penulis buku “Bukan Asal Cuap”
 |
 |
