Sebuah pertanyaan muncul pagi ini di PM LinkedIn, “Bagaimana sih Pak membuat proposal training yang berhasil?” Ini pertanyaan yang tricky dan tidak mudah dijawab. Masalahnya, bisa jadi pertanyaan ini, arahnya cuma ingin tahu rahasia dapur orang. Dan memang, biasanyapun, tiap-tiap lembaga training punya rahasianya sendiri dalam menyusun sebuah proposal. How do I know? Sedikit latar belakang. Saya pernah berada di perusahaan konsultan yang pada masa saya termasuk “The Big Five” dan proposal adalah “rahasia perusahaan” yang dijaga ketat, masuk dalam perjanjian kerahasiaannya para konsultan, dan tidak boleh disebarkan ke manapun selain klien. Makanya, di setiap proposal, selalu ada tulisan “confidential”. Dengan pemahaman ini, makanya tidak banyak lembaga atau organisasi yang akan membongkar rahasia “proposal”nya. Artinya, tiap organisasi sebenarnya punya style dan cara membuat proposal yang mereka anggap senagai “winning proposal” mereka. Kalau pun kita menemukan template proposal training di luar sana, atau yang dibagi-bagikan di internet, umumnya itu adalah template “klise” dan bukan proposal yang sanggup membuat kita mendapatkan suatu proyek.
So, kembali ke pertanyaan, soal bagaimana sih kita membuat suatu proposal yang membuat kita memenangkan suatu proyek atau “winning proposal”. Kali ini, kita akan bongkar-bongkar beberapa “rahasia” penting dibalik proposal yang akan membuat kita memenangkan suatu peluang training.
Let’s begin.
Sebenarnya, untuk mudahnya, pertanyakanlah begini. “Bagaimana sih membuat suatu CV yang unik, yang dilirik oleh perusahaan?” Nah, kalau Anda bisa menjawab pertanyaan itu, bisa jadi aware dengan beberapa elemen penting dari jawaban itu, masuk dalam prinsip “the winning proposal” ini.
Yuk, mari kita bedah, apa saja elemen the winning proposal itu?
Elemen pertama adalah adanya pemahaman kebutuhan klien. Dulu, dalam proposal konsulting, ini dimasukkan sebagai bagian pertama dan disebut “Our Understanding of Your Need”. Jadi, itu memuat hasil diskusi, atau apa yang kita ketahui soal kebutuhan klien tersebut. Jadi ini sifatnya khusus. Disini, data bisa diperoleh dari hasil diskusi sebelumnya. Bisa juga dilihat dari websitenya mereka. Berbeda dengan kebanyakan proposal training, yang isinya seperti artikel panjang tentang sesuatu materi, yang banyak ditemukan di template-template yang tersebar luas. Hal paling utama adalah, bagaimana proposal itu menjawab kebutuhan klien. Bayangkanlah Anda di posisi klien, CEO, HR Director yang perlu membaca proposal Anda. Apa yang Anda pingin tahu. Pastinya Anda ingin tahu, apakah trainer dan lembaga ini memahami apa yang saya butuhkan saat ini, iya kan? Nah, posisikanlah di pihak mereka.
Elemen kedua adalah metodologi yang dipakai. Metodologi itu berbeda dengan metode. Metodologi bicara soal bagaimana pendekatan, secara luas yang Anda pakai. Atau, kerangka besar yang Anda pakai untuk membantu masalah klien itu. Sebenarnya ada beragam model metodologi training yang bisa ditulis di proposal. Bisa metodologi pengajaran. Misalkan saja, yang terkenal ada ADDIE model (Analyze-Design-Develop-Implement-Evaluate). Bisa juga, metodologi Anda menjelaskan soal sistem kronologi Anda dalam memberikan training misalkan (jika ada) bagaimana pre-training, in-class training ataupun post-training yang akan dilakukan. Adanya metodologi ini menunjukkan Anda bukan trainer kemarin sore yang ‘asal nembak’ tapi punya sebuah pendekatan standard. Jadi metodologi ini juga menunjukkan kredibilitas Anda.
Elemen ketiga adalah sistematika materi. Ingatlah, memberikan training itu seringkali saya analogikan seperti membuat film, harus ada alurnya. Inilah, yang kadang membuat sebuah training-training berkelas yang Anda ikuti, jadi keren. Soalnya, alurnya betul-betul disusun dengan rapih. Cobalah ingat kembali, training-training berkualitas dimana Anda pernah jadi pesertamya, biasanya mereka punya alur yang bagus. Iya kan? Nah, itu perlu diterjemahkan ke dalam proposal. Hal ini penting karena menjelaskan logika dan expertis Anda di bidang materi itu. Misalkan saja, belum lama ini kami pernah membuat proposal yang membuat kita mendapatkan beberapa angkatan program leadership di perusahaan finansial. Sistematika yang kita buat adalah : (1) self management; (2) relationship management; (3) team management; (4) business management. Kerangka sistematika yang menggunakan logika ala “induktif” ini kebetulan kami pakai dalam training leadership tersebut. Dan pada saat mempresentasikannya, kami bisa memberikan gambaran dan logika kenapa khusus perusahaan tersebut sistematika ini dipakai. Jadi, sebenarnya tidak ada salah benar dalam sistematika ini. Yang penting adalah logika yang harus tercermin dalam proposal yang kita sajikan.
Elemen keempat berupa detil materinya. Dalam hal ini, klien yang serius perlu mengetahui lebih detil materi-materi apa yang akan disampaikan. Bagi saya, deskripsi materi ini adalah ibaratnya “teaser” yang menjelaskan apa yang mau disampaikan. Tetapi, karena hanya berupa gambaran materi, tidak perlu juga sampai terlalu mendetil sehingga “semua rahasia dibongkar disini”. Misalkan, dalam materi Anda tentang public speaking, Anda bisa menyebutkan “6 Tipe Audience Sulit Yang Perlu Diwaspadai”. Anda, tidak perlu sampai detil menuliskan ke 6 audience itu dan biarlah tetap membuat “penasaran”. Yang penting klien tahu bahwa itu menjadi bagian dari materi yang Anda akan ajarkan. Dan jangan lupa ya, kalau sudah dicantumkan dalam proposal, risikonya adalah materi itu harus diajarkan. Jadi, jangan juga sembarangan menuliskan “5 Tips penting Saat Mental Block Waktu Public Speaking”, padahal Anda nggak punya jawabannya. Jangan sampai hanya demi kelihatan bagus di proposal tapi Anda sendiri tidak paham. Itu berisiko! Kelak, kalau seandainya Anda dapat proyek trainingnya dan ternyata Anda tidak bisa delivery yang Anda tulis, risikonya Anda kehilangan kesempatan di masa depan. So, be wise!
Elemen kelima adalah metode pengajaran yang akan dipakai. Umumnya, salah satu kekuatiran klien adalah kelasnya monoton, boring dan seperti ceramah umum. Makanya, sangat penting jika bisa ditambahkan bagaimana metode yang akan Anda gunakan dalam mengajar. Dengan demikian, klien dapat gambaran seperti apa sih, variasi metode serta pendekatan seperti apa yang akan dipakai saat mengajarkan materi ini.
Elemen keenam tentunya adalah kredibilitas Anda. Untuk itulah, sangat penting buat Anda dalam menyusun biografi Anda ataupun penjelasan soal perusahaan ataupun tim Anda yang akan mengajar. Penjelasan ini tujuannya untuk memberikan “jaminan” bahwa pemateri atau pengajarnya adalah orang yang kredibel dalam mengajarkan program tersebut. Disini Anda bisa menggunakan berbagai kreativitas desain serta berbagai portfolio Anda untuk menunjukkan bagaimana Anda betul-betul berpengalaman dan punya kredibilitas dalam memberikan materi tersebut.
Elemen ketujuh, dan biasanya ini adalah elemen tambahan. Mengapa dibilang “tambahan”? Karena tidak selalu harus dimasukkan. Jadi biasanya dimasukkan karena beberapa alasan misalkan jika memang diminta, diperlukan atau jika kita pikir akan menambah kejelasan proposal kita. Misalkan saja soal biaya training. Kadangkala, jika memasukkan biaya training terlalu cepat, bisa-bisa klien tidak mau ajak kita bicara, karna mungkin dianggap kemahalan. Jadi, kadang biaya dibicarakan secara berbeda atau ditambahkan setelah klien melihat materi metode dll sudah pas. Tapi, memang ada juga sih klien yang sudah memintanya dari awal. Bisa juga tambahan yang dimasukkan dalam proposal adalah bonus seperti buku, materi, aplikasi, dll yang diberikan sebagai bonus kepada peserta. Atau bisa juga tambahan berupa testimonial dari peserta atau perusahaan yang pernah memanggil kita di topik tersebut. Hal ini tujuannya, tentu saja untuk membuat klien tidak merasa ragu untuk memanggil kita.
So, Semoga ide-ide ini memberikan inspirasi positif buat para trainer dan fasilitator disini bagaimana kita bisa membuat proposal pelatihan yang bagus. Jangan sampai kita punya program training keren tapi nggak pernah mendapatkan proyek hanya gara-gara proposal yang kita buat, tak berkualitas!
Btw, tertarikkah menjadi trainer world class berlisensi internasional? Ayo, join dalam program sertifikasi Esential Licenced Trainer (ELT) yang kami lakukan di lembaga MWS (Miniworkshopseries Indonesia). Silakan kontak dengan tim Client Service kami di: 081298054929
Salam Antusias!
Anthony Dio Martin
 |
 |
