Mempersiapkan Memimpin Rapat yang Baik dan Efektif

Memimpin rapat bukanlah hal mudah. Anda harus dapat menjadi penengah dari berbagai ide dan pendapat yang berbeda. Anda harus dapat memutuskan sesuatu dari situasi yang rumit sekalipun. Namun hal itu bukan berarti memimpin rapat adalah hal yang harus Anda hindari. Rapat adalah salah satu agenda wajib dimanapun Anda bekerja. Di sinilah tingkat kecerdasan emosi seseorang dapat kita lihat.

Menjadi anggota rapat mungkin lebih sederhana. Anda hanya perlu menyampaikan pendapat dan menunggu keputusan dari pemimpin rapat. Namun jika Anda sendiri yang memimpin rapat maka Anda harus dapat mempersiapkan diri untuk memimpin dengan baik.

Ada beberapa saran yang perlu dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk pelaksanaan rapat yang baik dan efektif. Pertama, seorang pemimpin rapat harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus pada hasil akhir yang ingin dicapai.

Kedua, membuat agenda rapat. Kita harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah salinan dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah menguasai bahan yang akan dibahas.

Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat  tidak ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah membuang waktu sia-sia.

Keempat,  membagi tugas. Sebagai pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri. Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.

#kecerdasanemosi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *